Jak zorganizować dobry webinar?

Zaktualizowano: 6 maj

Z instrukcji poniżej dowiesz się: jak powinna wyglądać kampania zapraszająca na webinar, o czym warto pamiętać podczas wydarzenia (i jakie narzędzia mogą Ci w tym pomóc) i jak zagwarantować zaangażowanie uczestników.



Zanim zaczniesz, przygotuj:


[X] Agendę i termin wydarzenia - webinar powinien trwać 30-40 minut + sesja Q&A (15 minut), najlepsze dni to wtorek, środa lub czwartek między 10:00 a 14:00 (zależy od grupy docelowej)


[X] Formularz zapisu na webinar (polecamy Typeform) - możesz także skonfigurować piksel Fb i tag remarketingowy Google aby zbierać grupę odbiorców, którzy odwiedzili stronę zapisu


[X] Maila z potwierdzeniem zapisu z informacją kiedy odbędzie się webinar, agendą spotkania i linkiem do wydarzenia)


[X] Wydarzenia na mediach społecznościowych - jeśli prowadzisz fanpage/grupę streamuj webinar w kilku miejscach na raz np. na Facebook'u, Linkedinie i Youtube (może Ci w tym pomóc Restream)


#1 Zaproś użytkowników

Kampania zapraszająca na webinar powinna trwać minimum 1 tydzień. Dobrze działa kampania 4 tygodniowa. Zobacz poniżej nasz plan kampanii (jeśli nie masz czasu zwiększ częstotliwość poniższych kroków, ale staraj się ich nie pomijać):


Tydzień 1

  • Wtorek - zaproś użytkowników (mailem). To także dobry moment na dodanie posta na media społecznościowe. Jeśli masz skonfigurowaną grupę retargetingową i/lub grupę mailingową potencjalnych uczestników - uruchom reklamę pod tych użytkowników. Reklama powinna działać do dnia wydarzenia.

  • Poinformuj użytkowników, że po zapisie otrzymają także dostęp do bonusów i nagrania wydarzenia.

  • Czwartek - ponów maila z zaproszeniem do osób, które nie otwarły wcześniejszego maila (możesz to zrobić korzystając np. z Activecampaign lub Salesmanago (marketing automation))


Tydzień 2

  • Wtorek - dostarcz wartość. Napisz artykuł na temat, o którym będzie Twój webinar (np. Jak skutecznie sprzedawać usługi online? (lejek sprzedażowy)). Opublikuj artykuł na stronie www, dodaj o nim post i wyślij mailem. Przypomnij odbiorcom o planowanym wydarzeniu. Artykuł będzie Ci stale dostarczał nowych widzów do nagrania wydarzenia (początek lejka).

  • Czwartek - zaangażuj użytkowników. Stwórz lead magnet (ankietę, quiz, checklistę, ebook) uzupełniający Twój artykuł. Dodaj post i wyślij maila maila z informacją o lead magnecie, przypominając o artykule i planowanym webinarze.

  • Piątek - ponów maila z artykułem do osób, które nie otworzyły poprzednich 2 maili.


Tydzień 3

  • Poniedziałek - ponów maila z lead magnetem do osób, które go nie otworzyły.

  • Wtorek - zbuduj autorytet. Pokaż, jak temat Twojego webinara ma się do rzeczywistości (artykuł na stronę). Powołaj się na autorytet, eksperta, duży, rozpoznawalny podmiot w Twojej branży (np. zobacz lejek sprzedażowy firmy X). To kolejny artykuł będący początkiem maila na przyszłość. Dodaj post i wyślij maila. Przypomnij o webinarze.

  • Czwartek - pokaż proces. Przedstaw case study, pokaż jakie efekty osiągają Twoi klienci, z jakich narzędzi korzystasz. Dodaj artykuł, opublikuj post, wyślij maila. Przypomnij o webinarze.

  • Piątek - ponów maila z artykułem do osób, które nie otworzyły poprzednich 2 maili.


Tydzień 4 - tydzień webinara

  • Poniedziałek (rano) - ponów maila z procesem do osób, które go nie otworzyły.

  • 48h przed - social proof - przypomnij (mail) o webinarze z informacją ile osób jest zapisanych na spotkanie (np. Czemu jeszcze Ciebie z nami nie ma? Jest już ponad X osób).

  • 24h przed - FOMO - mail + post z przypomnieniem (np. Zostało 24h...)

  • 1h przed - FOMO - mail (Zaczynamy.... link do wydarzenia)


#2 Webinar

[X] Nie zaczynaj od razu - zaplanuj kilka minut aby spóźnione osoby mogły się połączyć. Wykorzystaj ten czas aby: poinformować gdzie webinar jest streamowany, czy jest nagrywany, ile jest osób zapisanych/live, zaangażować użytkowników (np. zapytaj skąd się łączą).


[X] Wstęp - przywitaj wszystkich, przedstaw się i swoich gości, przedstaw plan i poproś o zostanie do końca (np. informując, że masz kilka bonusów dla użytkowników, którzy zostaną)


[X] Rozwinięcie - staraj się logicznie podzielić spotkanie (nie wszyscy słuchają 100% czasu + osobne części możesz także wykorzystać w promocji). Po każdej z części dodaj Call-to-action - np. link do płatności, umówienia spotkania, rejestracji, itd. lub zapytaj uczestników, czy mają jakieś pytania. Odpowiadanie na pytania uczestników LIVE zwiększa zaangażowanie wszyskich pozostałych użytkowników (Restream pozwoli Ci zarządzać wiadomościami z wszyskich źródeł w jednym miejscu i wyświetlać komentarze na żywo).


[X] Zakończenie - Poinformuj, że zaraz zgodnie z obietnicą przejdziesz do sesji Q&A. Poczekaj aż uczestnicy przygotują pytania - ten czas wykorzystaj na podzielenie się z uczestnikami wszystkimi bonusami i raz jeszcze podsumuj swoją ofertę. Podczas sesji Q&A wyświetlaj komentarze, na które w danym momencie odpowiadasz. Upewnij się też, że są widoczne Twoje dane kontaktowe.


#3 Kampania po wydarzeniu

Jeśli podczas webinara przedstawiasz swoją ofertę usług/produktów ogranicz czasowo możliwość skorzystania z niej. Weź pod uwagę to, że wszyscy kupujemy:

  • TERAZ - w ciągu najbliższych 90 dni

  • PÓŹNIEJ - za 18 do 24 miesięcy


Reklama

Wcześniejszą kampanię zamień na kampanię (retargeting, grupa mailingowa i grupa podobnych odbiorców) dot. bezpośrednio Twojej oferty - powinna trwać od 30 do 90 dni.


Zapisani

10 minut po - prześlij ankietę z pytaniem jak uczestnicy oceniają wydarzenie, jego tematykę, czas, skąd się o nim dowiedzieli, czy będą chcieli wziąć udział w kolejnym (link do zapisu na wydarzenie i/lub grupę mailingową).

1h po - nagranie webinara, bonusy + informacja o ograniczeniu czasowym na skorzystanie z oferty (np. za 3 dni mija czas na umówienie rozmowy...).

  • W zależności od czasu trwania okna sprzedażowego wyślij przypomnienia o możliwości skorzystania z Twojej oferty w określonym czasie.

  • Po oknie sprzedażowym wyślij prostego maila "Co się stało, dlaczego nie skorzystałeś/aś?". Następnie zaplanuj kilka przypomnień w ciągu najbliższych 90 dni i ewentualnie w czasie od 18 do 24 miesięcy po spotkaniu.

  • Telefon - uczestnicy webinara bardzo pozytywnie zdziwią się jak zadzwonisz zapytać jak podobało im się wydarzenie i czy chcieliby skorzystać z oferty.


Niezapisani

1h po - wyślij maila z ostatnią szansą na zapisanie się na wydarzenie i odtworzenie nagrania (ogranicz tę możliwość czasowo).

  • W zależności od ograniczenia czasowego wyślij przypomnienia o możliwości odtworzenia webinara.

  • Po zakończeniu czasu na odtworzenie webinara wyślij prostego maila "Co się stało, dlaczego się nie zapisałeś/aś?".

 

Podobał Ci się artykuł? Zapraszamy do dołączenia do naszej grupy na Facebooku Webup! Akademia, gdzie co tydzień publikujemy darmowe szkolenia dotyczące marketingu oraz dzielimy się doświadczeniem.


Masz pytania? Umów bezpłatną konsultację z naszym zespołem.